Nebenkosten: 10 Fallstricke, die Vermieter kennen sollten

Alle Jahre wieder müssen sich Vermieter mit der Betriebskostenabrechnung befassen – vielfach auch mehrmals, denn das Thema führt oftmals zu juristischen Auseinandersetzungen mit Mietern. Es gibt 10 typische Fallstricke, auf die Vermieter achten sollten.

Ein Jahr haben Vermieter Zeit, um die Betriebskostenabrechnung für Wohnungen an ihre Mieter zu übermitteln. Dabei gilt es, sorgfältig vorzugehen und die rechtlichen Vorgaben korrekt umzusetzen. Andernfalls können Mieter Nachzahlungen verweigern. Das Thema ist an den deutschen Gerichten und auch bei Mietervereinen mehr als präsent: Bei rund jedem dritten Beratungsgespräch mit Mietern geht es um die Betriebskosten, berichtet der Deutsche Mieterbund und verweist auf eine Statistik aus dem Jahr 2018. 10 Fallstricke, die Vermieter kennen sollten, um sich juristische Auseinandersetzungen zu ersparen und rechtssichere Betriebskostenabrechnungen zu erstellen:

 

1. Zu späte Übermittlung der Betriebskostenabrechnung

Vermieter, die eine Betriebskostenabrechnung nicht innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums ihren Mietern übermitteln, riskieren, auf den Nachzahlungen der Mieter sitzen zu bleiben. Das gilt auch dann, wenn die Mieter zunächst bezahlt haben, da sie bis zu drei Jahre Zeit haben, um das Geld wieder zurückzufordern. Hinzu kommt: Ergibt sich aus der Nebenkostenabrechnung eine Gutschrift, können Mieter diese trotzdem einfordern.

 

2. Empfang der Nebenkostenabrechnung

Vermieter sollten sich von den Mietern den Empfang der Betriebskostenabrechnung bestätigen lassen. Sind im Mietvertrag mehrere Mieter genannt, gilt dies für jeden Mieter.

 

3. Inhalt und Form

Vermieter sollten darauf achten, dass die Betriebskostenabrechnung keine Formfehler aufweist. In folgenden Fällen sind Mieter nämlich nicht zur Nachzahlung verpflichtet:

  • Falscher Absender
  • Falsches Abrechnungsobjekt
  • Falscher Abrechnungszeitraum
  • Falsche Mieteranschrift
  • Nachvollziehbarkeit ist nicht gegeben. Dies ist beispielsweise dann der Fall, wenn Verteilungsschlüssel für die Umlegung der Kosten fehlen oder von Mietern geleistete Vorauszahlungen nicht aufgeführt sind.

 

4. Abrechnungszeitraum

Der Abrechnungszeitraum kann nicht verändert werden. Er muss immer zwölf Monate betragen, wobei nicht zwingend ein Kalenderjahr erforderlich ist.

 

5. Umlage der Kosten

In § 2 Betriebskostenverordnung (BetrKV) ist geregelt, dass 17 Kostenpositionen umgelegt werden können. Reparatur- und Verwaltungskosten dürfen nicht auf die Mieter abgewälzt werden. Auch ist es nicht zulässig, beispielsweise höhere Kosten für den Hausmeister umzulegen, weil er auch Reparaturen durchgeführt hat. Welche Kosten auf die Mieter umlegbar sind, geht auch aus dem Mietvertrag hervor. Kosten, die dort nicht genannt sind, muss der Mieter auch nicht übernehmen. Auch unter „sonstige Kosten“ dürfen nur solche Kosten abgerechnet werden, die im Mietvertrag genannt werden und regelmäßig anfallen.

 

6. Abgrenzung von Wartungs- und Instandhaltungskosten

Handwerkerkosten müssen korrekt zugeordnet werden. So können Wartungskosten auf die Mieter umgelegt werden, Instandhaltungskosten hingegen nicht.

 

7. Verteilerschlüssel

Im Idealfall sollte bereits der Mietvertrag klare Angaben zum Verteiler- oder Umlageschlüssel enthalten. Andernfalls müssen die sogenannten kalten Betriebskosten entsprechend der Wohnfläche umgelegt werden. Anders ist es bei den Heizkosten. Diese sind immer nach Verbrauch abzurechnen.

 

8. Gewerbeeinheiten

Befindet sich beispielsweise ein Restaurant im Erdgeschoss, muss der Vermieter die Betriebskosten der Gewerbeeinheit separat mit dem Restaurantbetreiber abrechnen und darf sie nicht auf alle Mieter umlegen.

 

9. Betriebskosten für leerstehende Wohnungen

Stehen Wohnungen im Haus leer, darf der Vermieter die Betriebskosten für die Wohnungen nicht auf alle Mieter umlegen, sondern muss diese selbst tragen.

 

10. Hausgeldabrechnung

Manche Vermieter von Eigentumswohnungen machen es sich leicht und nutzen die Hausgeldabrechnung für die Nebenkostenabrechnung. Diese weicht jedoch von der korrekten Betriebskostenabrechnung ab und enthält beispielsweise nicht die umlagefähige Grundsteuer, während die nicht umlagefähigen Verwaltungskosten aufgeführt werden.